La Secrétaire Commerciale est l’interface entre les clients, les commerciaux et la direction d’une entreprise. Son rôle principal est de veiller au bon déroulement des opérations administratives liées à la vente des produits ou services de l’entreprise.
Le métier Secrétaire Commercial est en pleine expansion et est de plus en plus sollicité par les entreprises pour sa polyvalence. En effet, bien qu’étant sédentaire, la fonction secrétariat commercial se tourne surtout vers les clients ou prospects qu’elle se tâche de convertir ou de renseigner. La fiche métier – Secrétaire Commerciale détaille la mission, les responsabilités, les tâches, le salaire et les perspectives d’évolution professionnelle du ou de la Secrétaire Commerciale.
Présentation du métier Secrétaire Commercial
Le Secrétariat Commercial est un poste polyvalent et vital au développement des entreprises offrant des prestations de services. En substance, la Secrétaire Commerciale est à la fois une employée administrative et commerciale. Elle assure la communication entre les commerciaux, les clients et la direction. En d’autres termes, elle a en charge le suivi des clients et de leurs dossiers, mais aussi :
- La rédaction de devis ou courriers de prospections ;
- La mise à jour du portefeuille client ou des tableaux de vente ;
- La gestion du planning des différents acteurs commerciaux de l’entreprise ;
- Etc.
Par conséquent, la Secrétaire Commerciale est une professionnelle pouvant porter à la fois le chapeau d’une Assistante de Direction et celui de Commercial dans ce sens où elle est la première voix qu’entendent les prospects ou les clients d’une entreprise. Ainsi, ses tâches quotidiennes peuvent varier selon la taille et les besoins de l’entreprise dans laquelle elle travaille.
Notons que le poste de Secrétariat Commercial peut être occupé aussi bien par une femme qu’un homme. Ici, nous développons les aspects liés au métier selon qu’il s’agisse du genre féminin.
Quelles sont les tâches et responsabilités de la Secrétaire Commerciale ?
Étant en pleine frontière entre la gestion administrative et celle commerciale, les missions du Secrétaire Commerciale se classent en deux volets. De toute évidence, il importe de tenir également compte des besoins de l’entreprise qui l’accueille. Ainsi, les principales missions de la Secrétaire peuvent être présentées comme suit :
- Traiter les commandes des clients de la facturation à la livraison ;
- Accueillir et répondre aux appels téléphoniques des clients ;
- Renseigner les clients selon leurs demandes sur les produits ou services de l’entreprise ;
- Négocier avec le client les modalités du contrat de vente ;
- Servir de relais entre fournisseurs, livreur, comptable, Agent Commercial et tous les autres acteurs impliqués dans la vente d’un produit ;
- Participer à la préparation des actions commerciales sur le terrain ;
- Contacter et prospecter de nouveaux clients ;
- Gérer et actualiser quotidiennement les dossiers clients ;
- Gérer le planning des commerciaux (agenda, déplacement…) ;
- Répondre aux messages sur les réseaux sociaux de l’entreprise ;
- Gérer le WhatsApp Business de l’entreprise ;
- Assurer le secrétariat de la direction de l’entreprise ainsi que la gestion des dossiers administratifs.
Étant à l’ère du numérique, les entreprises axent leurs actions commerciales sur les canaux digitaux. De ce fait, la Secrétaire Commerciale peut également être amenée à suivre les informations commerciales sur le site Internet ou d’autres plateformes sociales. Ainsi, les compétences attendues d’elle vont bien au-delà de celles d’une Secrétaire classique.
Quel est le profil d’une Secrétaire Commerciale ?
Aujourd’hui le Secrétariat Commercial est devenu un besoin inhérent aussi bien pour les Petite et Moyenne Entreprises (PME) que les plus grandes. En effet, il s’agit du poste d’un lead commercial qui dans l’exercice de son métier coordonne plusieurs profils en plus de gérer le tempérament des clients qu’il reçoit. Pour cela, ses premiers atouts sont ses qualités personnelles qui accompagnent ses compétences techniques.
Quelles sont les qualités d’une Secrétaire Commerciale ?
Étant donné que la Secrétaire Commerciale se retrouve, à la fois, au service du staff administratif, des commerciaux et des clients, il importe qu’elle fasse preuve d’une certaine polyvalence ajoutée à une aisance relationnelle et rédactionnelle.
En termes de qualité personnelle, la Secrétaire Commerciale doit être organisée, rigoureuse, concentrée, discrète et surtout endurante. En effet, c’est un métier qui requiert de grandes responsabilités et une marge d’erreur réduite malgré la pression qu’elle subit au quotidien.
Aussi, il faut admettre que la polyvalence entre les différentes tâches peut être épuisante. Pour ce fait, la coordinatrice des activités commerciales d’une entreprise doit se montrer dynamique et sportive.
Quelles sont les compétences techniques du métier Secrétaire Commercial ?
Dans l’exercice de ses fonctions, l’utilisation de l’outil informatique est une nécessité de premier rang pour une Secrétaire. Pour cette raison, en dehors de sa maîtrise optimale de la grammaire et de l’orthographe, la Secrétaire Commerciale doit savoir faire bon usage des outils bureautiques et de communication.
Sur ce dernier point qu’est la communication, le téléphone et Internet sont les quotidiens de la Secrétaire Commerciale. En effet, les clients sont plus enclins à contacter les entreprises par mail ou via les réseaux sociaux dont WhatsApp, LinkedIn, voire Facebook.
Parallèlement à la maîtrise des logiciels bureautiques et de gestion commerciale, il peut être intéressant que la Secrétaire Commerciale possède des connaissances en gestion, en comptabilité et en législation commerciale. Elle doit également se mettre régulièrement à jour sur les différentes offres ou innovations marketing de l’entreprise dans laquelle elle travaille.
Enfin, étant en contact permanent avec les clients, il est parfois attendu de la Secrétaire Commerciale, des compétences en diplomatie. Écrire et parler plusieurs langues étrangères sont également des atouts qui favorisent considérablement son évolution dans une entreprise.
Comment devenir Secrétaire Commerciale ?
Pour devenir Secrétaire Commerciale, il importe de suivre des formations diplômantes dans le domaine du commerce, de la vente ou du marketing. De base, ce talent est recruté avec un niveau minimal de Bac+2 dans les domaines tels que :
- Marketing et Action Commerciale ;
- Marketing, Communication et Commercial ;
- Assistanat de Direction avec des aptitudes de commercial.
Toutefois, une Licence professionnelle est parfois exigée pour garantir un profil mature selon les missions et responsabilités du poste ainsi que des besoins de l’entreprise. Il existe également plusieurs formations professionnelles.
Quels sont les métier associés à celui du Secrétaire Commercial ?
La Secrétaire Commerciale commence généralement sa carrière par un poste d’assistante afin de gagner en expérience et d’évoluer progressivement. Ainsi, selon la taille de l’entreprise et de ses besoins, son poste peut prendre plusieurs nominations notamment :
- Assistant Commerciale ;
- Chargé de Clientèle ;
- Chargé de Relation Client ;
- Chargé de Ventes ;
- Assistant Administratif et Commercial.
Dans l’un ou l’autre des cas, ses principales tâches et missions restent relativement les mêmes.
Par ailleurs, les fonctions comme celle de l’Assistante de Direction, de la Secrétaire ou de la Réceptionniste peuvent parfois se voir attribuer les mêmes missions que celles d’une Secrétaire Commerciale.
Où travaille une Secrétaire Commerciale ?
Le métier Secrétaire Commercial est le plus souvent sédentaire, c’est-à-dire qu’il se pratique généralement derrière un bureau. Toutefois, les déplacements vers le client peuvent subvenir selon les besoins de l’entreprise.
Par ailleurs, le métier connait une grande expansion grâce aux nouvelles startups qui ont besoin de talent polyvalent pour gérer les tâches administratives ainsi que le service client. On retrouve dans ce lot les entreprises du digital, les PME ou encore les centres de formation.
Quel est le salaire moyen d’une Secrétaire Commerciale ?
L’une des particularités du métier Secrétaire Commercial est son salaire attractif et évolutif. Plusieurs facteurs entrent en jeu dans le cadre de la définition de sa rémunération, notamment :
- Ses compétences linguistiques ;
- Ses expériences professionnelles ;
- La taille de l’entreprise ;
- Le pays.
Ainsi, suite à nos différentes investigations, en 2021, le salaire d’une Secrétaire Commerciale varie entre 40 000 F CFA et 150 000 F CFA. Par conséquent, une Secrétaire Commerciale gagne en moyenne 80 000 CFA par mois en République du Bénin et cela reste relativement le même dans la sous-région.
Fiche métier — Secrétaire Commercial : Que faut-il retenir ?
La Secrétaire Commerciale est la principale ambassadrice d’une entreprise proposant des produits ou services auprès de sa clientèle. La Secrétaire Commerciale se différencie du Responsable Commercial dans le sens où elle assure à la fois un rôle d’assistante de direction et de commerciale. Dans ce sens, elle est appelée à gérer non seulement les relations internes de l’entreprise, mais surtout à servir de point de contact privilégié entre l’entreprise et ses clients.
Le profil Secrétaire Commercial est recherché par toutes les entreprises à cause de sa polyvalence. Cependant, même si le métier bénéficie d’une rémunération attractive et évolutive, il n’épargne pas de certaines contraintes organisationnelles et relationnelles dont :
- La pression des clients ;
- L’agressivité verbale au téléphone ;
- Certaines périodes plus intenses que d’autres.
Par ailleurs, la fonction Secrétariat Commercial est accessible avec un niveau Bac+2 en Commerce, Marketing ou Assistanat de Direction. Le métier Secrétaire Commercial nécessite une maîtrise des outils administratifs, mais aussi numérique pour accomplir pleinement ses objectifs.
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