La secrétaire effectue quotidiennement des tâches administratives et de secrétariat dans un environnement de bureau. Cette fiche métier décrit les responsabilités, les missions, les tâches, le salaire et les compétences d’une secrétaire.
Cheville ouvrière de l’entreprise en matière d’organisation, nous allons à travers cette fiche à la découverte du métier de secrétaire, l’un des plus vieux de l’administration et du monde des affaires en étudiant de plus près ses missions et tâches, les compétences requises pour exercer le métier, les perspectives d’évolution, les entreprises qui recrutent sans oublier les métiers associés.
Disclamer : Nous employons « La Secrétaire » ou « Elle » pour alléger la présentation de cette fiche métier. Le poste de secrétaire peut-être bien occupé par un homme ou par une femme.
Les missions de la secrétaire
La secrétaire joue un rôle prépondérant au sein de son équipe de travail notamment en matière d’organisation quotidienne du travail à exécuter. Véritable chef d’orchestre sans le titre, elle est l’alliée incontournable du manager qu’elle assiste s’agissant notamment de certaines tâches administratives réputées chronophages.
Les missions de la Secrétaire comprennent les rapports à la direction, la rédaction de documents administratifs et la saisie de données, ainsi que la planification de données. Pouvant travailler dans le privé comme dans le secteur public, les tâches de la Secrétaire peuvent varier selon la structure dans laquelle elle travaille.
Les tâches ou rôles de la Secrétaire
Sans vouloir faire une différence entre les tâches de la Secrétaire et ses missions, voici de façon concrète les rôles que joue quotidiennement une Secrétaire.
- La rédaction et la gestion du courrier physique (lettres, documents divers…) et virtuel (mail et autres messages)
- Le premier traitement des dossiers qui sont adressés à son service ou à son supérieur hiérarchique
- Classement et archivage des dossiers pour garantir une certaine traçabilité de tous les actes émanant ou à l’attention du service en particulier ou de l’entreprise en général
- L’accueil téléphonique et/ou physique des usagers, visiteurs et prestataires extérieurs
- La tenue de l’agenda du supérieur hiérarchique et la gestion de ses déplacements
- Organisation des activités collectives de l’entreprise à savoir les réunions, codir, meetings et colloques, la prise de notes au cours de celles-ci, élément de base de la production de rapport, compte-rendu ou procès-verbal selon le cas.
Il est à noter qu’en concordance avec le secteur d’activité de l’entreprise où elle exerce ses fonctions et de la taille de celle-ci, la Secrétaire peut être amenée à jouer certains rôles s’ajoutant aux plus classiques au nombre desquels :
- Suivre des principaux fournisseurs notamment en matière de délais de livraison
- Représenter la hiérarchie à certaines rencontres avec les partenaires
- Assurer la liaison avec les services internes et communiquer avec le public
- Suivre les fournitures de bureau et faire la commande des remplacements
- Aider à la numérisation, à la copie, à la prise de note et aux réservations (de voyage par exemple)
Secrétaire oui, Assistante de Direction pas forcément !
Il est aisé de constater que les fonctions de Secrétaire et d’Assistante de Direction sont très souvent confondues au sein des entreprises et autres entités employant les deux profils ou l’un d’eux.
Néanmoins, n’étant pas appelée à jouer les mêmes rôles, une clarification s’impose. D’emblée, il faut retenir que la Secrétaire jouit de prérogatives moins importantes que l’Assistante de Direction. Dans ce sens, elle peut être sollicitée dans tous les maillons de la chaîne de l’entreprise. Par contre, l’Assistante n’est présente qu’au sein de l’organe dirigeant de l’entreprise où elle travaille avec le CEO ou dans les autres organes assez stratégiques de l’entreprise notamment au sein des multinationales.
Vous pouvez lire La Fiche Métier — Assistante de Direction
Il est d’ailleurs fréquent de voir les Assistantes assurer de façon tacite ou expresse, l’intérim de leurs supérieurs hiérarchiques au sein de ces grands groupes ce qui n’est pas le cas des secrétaires.
Compétences requises pour exercer le métier de Secrétaire
Les compétences requises pour exercer le métier de Secrétaire sont nombreuses et variées. Elles peuvent cependant, être regroupées au sein de deux grandes catégories : les compétences techniques et les compétences personnelles.
Les compétences techniques de la Secrétaire
La première caractéristique de la profession Secrétaire étant son volet intellectuel, son exercice fera appel à un excellent niveau de culture générale. Cet aspect prend évidemment en compte une parfaite maîtrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral.
A ces deux compétences s’ajoutent :
- Une bonne connaissance de l’outil informatique
- Une réelle capacité à synthétiser les données
- Une bonne connaissance des techniques de prise de notes
Comment rédiger et valoriser la rubrique Compétences de votre curriculum vitae ?
Par ailleurs, selon la taille de l’entreprise pour laquelle elle travaille, la Secrétaire doit avoir également des compétences très avancées comme :
- La maîtrise de la gestion des documents, des feuilles de calcul et des bases de données
- La maîtrise de classement, de tenue de dossiers et d’Organisation
- Connaissance pratique des imprimantes, copieurs, scanners et télécopieurs
- La maîtrise de l’Anglais parlé
Les compétences personnelles de la Secrétaire
Appelé à être l’image de marque de l’entreprise auprès des usagers qui la visitent, l’atout naturel de la Secrétaire est sa courtoisie. De même, sa capacité d’écoute active ainsi que son élégance traduisent le soin qu’elle apporte à son rôle de premier plan.
En outre, la Secrétaire doit faire preuve d’anticipation et jouir d’une réelle capacité de résistance au stress émanant de l’aspect multitâche de ses fonctions. Elle doit aussi se rendre disponible pour les éventuelles urgences liées à son poste.
Par ailleurs, en plus des compétences citées, la capacité de sérier et d’organiser les priorités, le sens de discrétion élevé et les talents comme l’organisation et l’écoute active constituent également les atouts naturels que la Secrétaire doit développer.
Comment devenir Secrétaire ?
La carrière de Secrétaire peut être embrassée par les titulaires d’un diplôme de BAC ou les titulaires d’un BTS en secrétariat bureautique, en gestion des entreprises ou en assistanat de direction.
Il n’est pas non plus impossible de voir les titulaires d’une licence en administration des entreprises, en assistanat de direction ou en management occuper valablement cette fonction notamment en début de carrière ou recherchant un nouvel emploi.
Il existe également des formations professionnelles qui peuvent permettre à n’importe quelle personne de se convertir ou de devenir Secrétaire.
Perspectives d’évolution de la Secrétaire
Dans la plupart des entreprises, les secrétaires faisant preuve d’une certaine efficacité et d’un professionnalisme avéré à leur poste peuvent monter dans la hiérarchie au grade d’Assistante de Direction ou d’Office Manager.
Dans certaines entreprises et surtout pour les besoins de services elles se spécialisent plutôt. Ainsi, elle ouvre la voie à des postes de Secrétaire Bilingue, Secrétaire Comptable ou encore de Secrétaire Commerciale.
Le Salaire d’une Secrétaire
Le salaire d’une Secrétaire varie selon ses missions et le niveau de l’entreprise dans laquelle elle travaille. D’après nos investigations, la Secrétaire débutante est rémunérée au SMIG. Cependant, pour une Secrétaire expérimentée le salaire mensuel peut varier entre 50 000 et 120 000 F CFA.
La règle de 3 pour réaliser une lettre de motivation convaincante
Les entreprises qui recrutent une Secrétaire
Le métier de secrétaire jouit encore d’une vraie popularité malgré son caractère classique. La fonction de Secrétaire est fortement sollicitée dans la quasi-totalité des entreprises et institutions à divers niveaux aussi bien dans le secteur privé comme public.
De même, certaines personnalités font appel aux services d’une « Secrétaire privée » dans ou en dehors du cadre professionnel et on parle dans ce cas de Secrétaire Particulière.
Les métiers associés
Il s’agit des métiers liés à l’organisation et au travail administratif au sein des entreprises tels que : les assistants administratifs, les organisateurs principaux, les chargés de missions, les assistantes de direction, les secrétaires particulières, etc..
Pour résumer la fiche métier de la Secrétaire, il est important de noter que ce métier a beaucoup évolué avec le temps. Ainsi, aussi bien dans la forme que dans le fond, le rôle de Secrétaire est devenu très hybride et dépend fortement des ambitions de chaque entreprise ou administration.
Aujourd’hui, la Secrétaire est appelée à être fille de son temps et s’adapter selon les nouvelles technologies. Les outils comme Google Docs, Google Sheet, Trello ou Slack remplacent progressivement les vieilles méthodes de prise de note et d’organisation.
Alliant méthode, dynamisme, écoute active et professionnalisme, la Secrétaire se doit d’être au cœur et au centre de la bonne conduite des activités de son entreprise. Cette fiche métier – Secrétaire vous a aidé à comprendre les missions de la Secrétaire et comment cette fonction participe au développement des entreprises.