L’Assistante de Direction ou Secrétaire de Direction est la personne qui assiste le Directeur ou le Cadre d’une entreprise dans ses tâches quotidiennes.
La productivité d’une entreprise dépend de plusieurs facteurs dont entre autres la bonne répartition des tâches entre les différents membres de l’équipe et l’organisation du planning des activités. Dans ses missions, l’Assistante de Direction doit non seulement veiller à l’accomplissement des tâches administratives, mais également jouer un rôle d’interface entre son supérieur et les différents interlocuteurs de celui-ci.
Métier assez populaire, mais encore mal connu du grand public, cette fiche métier vous permettra d’aller encore plus à la découverte de la fonction assistante de direction. Ses rôles, ses missions, ses tâches, ses compétences, son salaire et les différentes perspectives d’évolution pour le poste d’Assistante de Direction.
Missions de l’Assistante de Direction
L’Assistante de Direction a comme mission première de faire gagner du temps à son manager en assurant les missions de services. Elle lui facilite certaines tâches en l’occurrence celles liées à l’organisation. Interface privilégiée entre la direction, le reste de l’entité et l’extérieur, l’assistante de direction peut être amenée à exécuter plusieurs tâches.
Les tâches et rôles de l’Assistante de Direction
Les tâches ou les rôles de l’Assistante de Direction peuvent varier selon la taille de l’entreprise pour laquelle elle travaille. De façon générale, les tâches ou rôles de l’Assistante de Direction au sein d’une entreprise peuvent être cités comme suit :
- L’organisation de l’agenda du manager notamment la prise des rendez-vous, l’organisation des déplacements et des réunions
- La gestion de la correspondance et des appels téléphoniques
- La préparation de dossiers et présentations
- La gestion administrative du personnel
En fonction de la taille de l’entreprise dans laquelle ses compétences sont sollicitées, de sa situation géographique, de sa structuration interne et de son secteur d’activités, l’Assistante de Direction peut se voir aussi attribuer comme missions :
- La supervision de réalisation des tâches au sein d’un service
- L’organisation de la logistique des formations et recrutements
- La charge des premières négociations avec les nouveaux partenaires et la gestion du budget
- La mise à jour de la documentation professionnelle et réglementaire
- La charge des commandes de fournitures, matériels ou consommables et faire le suivi des livraisons
Assistante de Direction ou Secrétaire ?
L’Assistante de Direction est-elle une Secrétaire ? De façon générale, il est aisé de noter que l’Assistante de Direction encore appelée Secrétaire de Direction selon le contexte est souvent confondue à une secrétaire classique. Cependant, ces deux métiers n’ont pas les mêmes attributions, ne jouent pas les mêmes rôles et par conséquent ne disposent pas des mêmes prérogatives au sein d’une l’entreprise.
Certaines nuances nous permettent de faire la distinction.
- L’Assistante de Direction est un cadre qui travaille avec le responsable ou le Directeur de la structure et dispose de ce fait d’un champ d’action plus poussé parce qu’elle a une influence directe sur le fonctionnement administratif de l’entreprise
- La Secrétaire classique peut travailler à n’importe quel niveau de la structure où se ressent le besoin légitime d’être accompagné dans l’organisation.
En un mot, l’Assistante de Direction étant une sorte de « secrétaire gradée » se voit assumer les fonctions classiques de secrétariat et veille également à la bonne marche du dispositif administratif.
Par ailleurs, selon la taille de la structure dans laquelle elle est engagée, la Secrétaire peut être appelée à jouer le rôle de l’Assistante de Direction et vice-versa. Cette situation est plus fréquente dans les TPE et PME.
Compétences requises pour occuper le poste d’assistante de direction
À l’instar des autres métiers, les compétences requises pour occuper le poste d’Assistante de Direction sont de plusieurs natures. Elles peuvent être catégorisées en deux types de compétences :
- Les compétences techniques encore appelées « Hard skills »
- Et les compétences personnelles encore appelées « Soft skills »
Les compétences techniques de l’Assistante de Direction
Le poste d’Assistante de Direction requiert avant toute chose, une très bonne connaissance des outils bureautiques et une bonne compréhension d’Internet. L’Assistante de Direction doit également avoir une excellente capacité d’organisation notamment en matière d’archivage, de classement et d’accueil.
En outre, un bon niveau en anglais est fortement souhaité ainsi que la capacité à communiquer facilement, c’est-à-dire une expertise en expression écrite et orale.
Du point des qualifications, les titulaires d’un diplôme universitaire en gestion des entreprises ou gestion administrative et commerciale ou en management des organisations sont les plus aptes à occuper le poste d’Assistante de Direction dans une entreprise.
Les compétences personnelles de l’Assistante de Direction
Étant le bras droit du manager, les premières qualités personnelles requises chez une Assistante de Direction sont le professionnalisme et la discrétion. À cela s’ajoute une parfaite connaissance de son environnement, la capacité de recherche et de synthèse, mais aussi d’adaptation.
En outre, un esprit d’initiative et de résistance au stress et à la pression sera de mise sans oublier une bonne présentation physique et un esprit diplomate indispensable à négocier et trouver des compromis.
Parmi donc les compétences à prendre en compte pour bien remplir la rubrique compétences de sa lettre de motivation, la candidate au poste d’Assistante de Direction doit mettre en avant, l’esprit d’équipe, le dynamisme, le professionnalisme, la réactivité et ses capacités en communication et en organisation.
Comment devenir Assistante de Direction ?
Le poste d’Assistante de Direction est autant passionnant qu’exigeant. Le fait que toutes les entreprises aient besoin d’une Secrétaire de Direction augmente les offres d’emploi disponibles pour ce métier.
Plusieurs écoles forment en Assistanat de Direction. Il existe également des formations professionnelles qui peuvent vous permettre de devenir Assistante de Direction. En effet, pour occuper ce poste, vous devez avoir au moins un BAC.
Cependant, il est conseillé d’avoir au moins le niveau de BAC+2 avant de postuler pour une offre d’emploi d’Assistante de Direction.
En outre, parmi les autres paramètres qui vous permettront de décrocher un poste d’assistante de Direction, on peut citer votre capacité à proposer un CV irrésistible et une lettre de motivation convaincante.
De même, la communication et la présentation étant de mise, votre capacité à convaincre l’entreprise en entretien d’embauche participe également aux critères qui vous permettront d’être sélectionnée comme Secrétaire de Direction dans une entreprise.
Quel est le salaire moyen d’une Assistante de Direction ?
Le salaire moyen d’une Assistante de Direction dépend fortement des tâches qui lui sont confiées et le niveau de développement de l’entreprise pour laquelle elle travaille.
Selon les chiffres issus de nos investigations, le salaire moyen de la Secrétaire de Direction se trouve généralement entre 40 000 F CFA et 150 000 F CFA. Cette grande variation est due à la taille, le niveau de développement de chaque entreprise et les tâches exécutées par l’Assistante de Direction.
Les Perspectives d’évolution pour le poste d’Assistante de Direction
L’aspect principal du métier d’Assistante de Direction étant l’appartenance au cercle de décision suprême de l’entreprise, on pourrait croire que les perspectives d’évolution sont limitées. Cependant, dans une entreprise d’une certaine taille, la carrière de l’assistante de direction peut connaître une évolution verticale ou horizontale.
- Verticale : C’est à dire que la Secrétaire de Direction peut passer de ce poste à celui d’office manager ou d’attaché de direction.
- Horizontale : Cette évolution met plus en exergue le critère de spécialisation et la voir ainsi devenir Assistante en gestion des ressources humaines, Assistante en comptabilité et gestion ou même chargée de communication ou des relations publiques.
Les entreprises qui recrutent une Assistante de Direction
Parmi les entreprises qui recrutent une Assistante de Direction, nous pouvons citer principalement, les PME, les multinationales, certaines startups ayant un fort potentiel de développement, les collectivités locales et les organisations non gouvernementales notamment celles ayant une envergure internationale.
En outre, les structures étatiques comme les ministères et autres directions peuvent également solliciter une Assistante de Direction pour la gestion des tâches administratives et l’organisation interne de leur structure.
Les métiers associés au poste d’Assistante de Direction
Parmi les métiers associés au poste d’Assistante de Direction, on y retrouve généralement les métiers liés à l’administration. Tel que les secrétaires particulières, les secrétaires administratifs, les chargés de mission ou de communication.
De même, les métiers relevant d’un des services de l’entreprise à savoir les gestionnaires des ressources humaines, les assistants en communication ou les assistants comptables ou juridiques peuvent être cités comme associés à celui de la Secrétaire de Direction.
Chargée du bon fonctionnement de la structure dans laquelle elle est présente, l’Assistante de direction allie à la fois professionnalisme, sens de responsabilité et dynamisme pour mener à bien sa mission de premier plan.