Un Responsable Administratif, Comptable et Financier

Contrat de Droit local à Durée 1 an renouvelable ;
Poste à temps plein ;
Début souhaité : mai 2024 ;
Rémunération conformément à la grille salariale du Geres Bénin selon profil et expérience (500 000 – 650 000 FCFA bruts selon profil et expérience) ;
Poste basé à Abomey-Calavi dans les bureaux du Geres.

Mission et Responsabilités

Dans le respect des procédures internes et des réglementations comptable et fiscale, le ou la Responsable Administratif, comptable et financier (RAF) de l’Antenne du Geres à Abomey-Calavi intervient en appui aux équipes du Geres Bénin pour les activités administratives, comptables, financières, logistiques et de gestion de ressources humaines.

Il ou Elle est sous la responsabilité directe du Responsable Administratif et Financier Geres Afrique de l’Ouest. Il ou Elle travaille en lien étroit avec le représentant pays, les équipes projets Bénin, le contrôle de gestion au siège, le responsable biomasse-énergie Afrique de l’Ouest, les équipes administratives et comptables au Bénin et en Afrique de l’Ouest, et les partenaires locaux ;
Il ou Elle assure le suivi et contrôle financier de tous les projets, participe au montage financier de nouveaux projets, fournit des conseils techniques et stratégiques à l’équipe de Direction Bénin sur les sujets liés à son poste, assure la qualité, fiabilité et ponctualité des données et rapports financiers, gère la logistique, participe à la gestion de toutes les ressources humaines en contrat local ;
Il ou elle supervise et est garant de l’application de l’ensemble des procédures, des normes légales ;
Il ou Elle est en veille permanente sur l’actualité comptable et fiscale, et participe à la capitalisation des savoir-faire liés aux différentes fonctions de son poste.

Localisation

Le ou la Responsable Administratif.ve et comptable est basé(e) à Abomey-Calavi, dans les bureaux du Geres.
Il ou Elle est amené(e) à intervenir sur le terrain sur les zones d’intervention des projets ;
Supervision hiérarchique : le RAF GAO (supervision principale des responsabilités fonctionnelles) ;
Le Représentant pays Bénin (supervision secondaire liée aux spécificités projets) ;
Lien fonctionnel : l’équipe comptable et administrative dans toutes les tâches comptables précisées dans la présente fiche de poste.

Responsabilité spécifique du poste

Assure l’encadrement, le contrôle et l’appui des équipes SAF Bénin pour une gestion de qualité et ponctuelle, dans le respect des procédures internes et des procédures bailleurs ;
Fixe les objectifs et mène l’évaluation du personnel sous sa supervision directe en coordination avec la Représentation pays ;
Assure la documentation, la communication, la compréhension et l’application des procédures, politiques et outils administratifs et financiers au sein des équipes Bénin, et leur actualisation et développement en lien avec le RAF GAO et le contrôleur de gestion au siège ;
En lien avec le RAF GAO et le contrôleur de gestion, développe et applique la procédure d’audit interne.

Rapport et suivi budgétaire

Participe avec la Direction Bénin au suivi budgétaire de l’ensemble des projets et à l’atteinte des objectifs financiers : assure l’obtention de données comptables fiables et régulières pour la mise à jour des suivis budgétaires et l’élaboration des rapports financiers bailleurs, contrôle de façon continue le suivi budgétaire, participe à la mise à jour des projections budgétaires de chaque projet, alerte les Chefs de projet en cas d’écart significatif ;
Supervise la gestion financière des subventions, dans le respect des exigences bailleurs et des obligations contractuelles, et assure une utilisation efficace des fonds ;
Participe à la préparation et à l’exécution des audits financiers.

Comptabilité et Trésorerie

Réalise quotidiennement la saisie et le pointage des écritures comptables, et le contrôle de la conformité des documents et l’analyse des soldes, et supervise la comptabilité des autres antennes ;
Assure la gestion de trésorerie afin que le Geres Bénin puisse à tout moment honorer l’ensemble de ses engagements financiers (appels de fonds trimestriels, demande de trésorerie mensuelle au siège, gestion des comptes bancaires, gestion des paiements fournisseurs) ;
Gère les avances octroyées aux employés du Geres ainsi qu’aux fournisseurs et partenaires, et supervise les avances réalisées dans les autres antennes ;
Établit et vérifie les états de trésorerie ;
Effectue au minimum mensuellement les rapprochements bancaires et de caisse ;
Signale les erreurs et s’assure de leur correction ;
Tient avec rigueur et professionnalisme la ou les caisses sous sa responsabilité, conformément aux procédures internes (tenue du cahier de caisse, tenue du registre d’avances, etc.), et réalise les inventaires de caisse ;
Veille à la bonne imputation budgétaire des dépenses/pièces ;
Tient au quotidien le registre des chèques émis ;
Réalise le règlement des fournisseurs, le contrôle des factures et la gestion des réclamations ;
Réalise le classement et l’archivage de la comptabilité mensuelle (pièces justificatives, contrats de prestation…), et vérifie la fiabilité des données et des pièces ;
Effectue le calcul et paiement des salaires, et les déclarations et paiements des obligations fiscales et sociales mensuelles, trimestrielles et annuelles auprès des organismes Béninois ;
Collabore à la planification et à la réalisation de la clôture des comptes,
Effectue une veille juridique de la législation comptable et fiscale du pays.

Administration générale

Assure la gestion et le suivi des contrats, accords, agréments et tous autres documents administratifs (baux, assurances, téléphonie et internet, etc.), et tient à jour le suivi des contrats de prestation ;
Contribue aux actions nécessaires pour s’assurer de la conformité du Geres Bénin à la loi béninoise dans son périmètre de responsabilité, et gère les relations avec les autorités administratives, notamment les organismes sociaux et fiscaux ;
Participe à l’accompagnement et la formation administrative et comptable des Partenaires de mise en œuvre des programmes ;
Supervise ou effectue les travaux de reprographie administrative et comptable.

Gestion RH

Veille au respect des exigences légales en matière de gestion des ressources humaines, code du travail, charges sociales, etc. et conseille la Direction ;
Fournit un appui au recrutement des salariés locaux (diffusion des offres, traitement des réponses, application de la grille de salaires, rédaction du contrat de travail, etc.) ;
Gère et actualise l’ensemble des dossiers du personnel en contrat local ;
Contrôle et assure le suivi du temps de travail, du Registre du personnel, des demandes d’absence et de congés, des avertissements et sanctions disciplinaires, des évolutions de contrats, des départs, etc. ;
Supervise la planification et le suivi des congés du personnel national ;
Tient à jour les organigrammes de projet, d’antennes et du Geres Bénin.

Logistique

Participe à la mise en œuvre de toutes les tâches logistiques ;
Réalise les inventaires et s’assure de leur mise à jour ;
Assure le suivi des stocks de consommables ;
Gère le parc des véhicules et les équipements techniques, dans le respect des procédures ; en particulier, tient à jour le tableau de suivi kilométrique des véhicules ;
Veille à l’application des procédures d’achats ;
Actualise et gère le répertoire des fournisseurs.

Secrétariat et Accueil

Gère les relations avec les interlocuteurs administratifs (courrier, téléphone, etc.)
Cette liste n’est pas exhaustive et le Responsable Administratif, comptable et financier effectue toutes autres tâches demandées par son superviseur en rapport avec ses activités.

Profil recherché

Bac +4/5 en comptabilité, gestion, finance ;
Expérience professionnelle probante d’au moins 5 ans sur un poste similaire : condition OBLIGATOIRE ;
Expérience souhaitée de travail en ONGI sur un poste similaire ou dans un cabinet d’expertise comptable ;
Attrait pour la solidarité internationale, la transition énergétique et les valeurs du Geres.

Compétences et Prérequis
Maîtriser les techniques et des règles de la comptabilité analytique et générale ;
Maîtriser la gestion financière ;
Maîtriser les règles de conservation des pièces comptables ;
Maîtriser les grands principes des charges sociales ;
Être responsable et autonome dans son travail ;
Savoir respecter la confidentialité ;
Savoir s’organiser, être ordonné, et savoir planifier (respect des délais) ;
Capacité analytique, logique et pédagogique ;
Esprit d’initiative, polyvalence, rigueur, persévérance et réactivité ;
Transmettre rapidement des informations à caractère financier ou administratif de manière claire, synthétique et pédagogique ;
Travailler en équipe et s’adapter aux différents profils et pratiques des membres de l’équipe ;
Parfaite maîtrise des outils de Bureautique (Word, Excel, Outlook…) ;
Très bonne maîtrise du français aussi bien à l’écrit qu’à l’oral ;
Bonne capacité relationnelle.

Dossier de candidature

Une lettre de motivation ;
Un curriculum vitae.

Comment postuler ?

Envoyez votre candidature à l’adresse benin@geres.eu avec l’objet « Candidature RAF Geres Bénin ».

Date limite du dépôt : 07 Mai 2024.

NB :

Les candidatures seront traitées au fur et à mesure. Le Geres se réserve le droit de clôturer le recrutement avant la date limite de réception des candidatures ;
Les candidatures féminines et de personnes en situation de handicap sont bienvenues.