Fiche métier — Secrétaire
La Secrétaire (fonction pouvant être occupée par un homme ou une femme) effectue quotidiennement des tâches administratives et de secrétariat dans un environnement de bureau. Véritable pilier de l’organisation au sein de son équipe, elle assiste le manager sur les tâches chronophages et joue un rôle central dans la production de rapports à la direction, la rédaction de documents administratifs, la saisie et la planification de données.
Au quotidien, elle rédige et gère le courrier physique et électronique, assure le premier traitement des dossiers adressés à son service, classe et archive les documents, accueille les usagers et visiteurs par téléphone ou en personne, tient l’agenda de son supérieur hiérarchique et organise ses déplacements. Elle prend également en charge l’organisation des réunions, codir et colloques, y compris la prise de notes et la rédaction des comptes-rendus ou procès-verbaux. Selon la taille et le secteur de l’entreprise, elle peut aussi suivre les fournisseurs, représenter la hiérarchie auprès de partenaires, gérer les fournitures de bureau ou assister à la numérisation et aux réservations.
Le métier est souvent confondu avec celui d’Assistante de Direction, dont il se distingue par des prérogatives moins étendues : la Secrétaire peut intervenir à tous les niveaux de l’entreprise, alors que l’Assistante travaille au sein de l’organe dirigeant.
L’accès au métier se fait avec un BAC, un BTS en secrétariat bureautique, gestion des entreprises ou assistanat de direction, voire une licence en administration des entreprises ou management. Des formations professionnelles de reconversion existent également.
La Secrétaire débutante est généralement rémunérée au SMIG, tandis qu’une Secrétaire expérimentée perçoit un salaire mensuel pouvant varier entre 50 000 et 120 000 F CFA. Avec l’expérience, elle peut évoluer vers un poste d’Assistante de Direction, d’Office Manager, ou se spécialiser comme Secrétaire Bilingue, Comptable ou Commerciale.
Missions principales
- Produire des rapports à destination de la direction
- Rédiger des documents administratifs et saisir des données
- Rédiger et gérer le courrier physique et virtuel (mail, messages)
- Assurer le premier traitement des dossiers adressés à son service ou supérieur hiérarchique
- Classer et archiver les dossiers
- Assurer l'accueil téléphonique et/ou physique des usagers, visiteurs et prestataires
- Tenir l'agenda du supérieur hiérarchique et gérer ses déplacements
- Organiser les réunions, codir, meetings et colloques ; prendre des notes et produire rapports, comptes-rendus ou procès-verbaux
- Suivre les principaux fournisseurs (délais de livraison)
- Représenter la hiérarchie à certaines rencontres avec les partenaires
- Assurer la liaison avec les services internes et communiquer avec le public
- Suivre les fournitures de bureau et commander les remplacements
- Aider à la numérisation, à la copie, à la prise de notes et aux réservations (voyage par exemple)
Compétences
Techniques
- Excellent niveau de culture générale
- Parfaite maîtrise du français à l'écrit comme à l'oral
- Bonne connaissance de l'outil informatique
- Capacité à synthétiser les données
- Bonne connaissance des techniques de prise de notes
- Maîtrise de la gestion des documents, des feuilles de calcul et des bases de données
- Maîtrise du classement, de la tenue de dossiers et de l'organisation
- Connaissance pratique des imprimantes, copieurs, scanners et télécopieurs
- Maîtrise de l'anglais parlé
Humaines
- Courtoisie
- Capacité d'écoute active
- Élégance
- Anticipation
- Résistance au stress
- Disponibilité pour les urgences
- Capacité à sérier et organiser les priorités
- Sens de discrétion élevé
Formation et parcours
BAC, BTS en secrétariat bureautique, en gestion des entreprises ou en assistanat de direction. Une licence en administration des entreprises, en assistanat de direction ou en management est également acceptée, notamment en début de carrière. Il existe aussi des formations professionnelles de reconversion.
Qui recrute ce profil
- Entreprises et institutions du secteur privé
- Entreprises et institutions du secteur public
- Particuliers (Secrétaire Particulière/privée)