MAG - Un.e Chargé.e de la logistique et approvisionnements

Département : Services Supports ;
Sous la responsabilité de : Project Manager ;
Sous la supervision technique de : Logistics Coordinator ;
Lieu : Cotonou, missions ponctuelles sur l’ensemble du territoire ;
Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée (1 an).

Objectif du poste

Le/la candidat.e veillera à ce que toutes les activités d’approvisionnement et de logistique soient menées conformément aux politiques et procédures de MAG, aux exigences des donateurs et aux meilleures pratiques des ONG internationales, en maintenant des contrôles et une responsabilité appropriée et en garantissant le meilleur rapport qualité-prix pour MAG.

Description du poste

Sous la supervision du manager, le/la Chargé.e de Logistique a pour missions et tâches ci-après :

Coordination et développement

Collaborer avec le département des finances pour garantir le respect des procédures comptables et la conformité aux règles MAG et bailleurs (achats, inventaires, gestion des stocks) ;
Assurer la mise à jour et le partage périodique des procédures du département ;
Établir et maintenir une bonne collaboration avec l’ensemble des départements de l’organisation (opérations, sécurité, etc.) ;
Contribuer à la mise à jour des manuels logistiques, SOP logs (achats, stock, flotte, IT) quand nécessaire ;
Identifier les besoins de formation du personnel et proposer des formations au Coordinateur Logistique ;
Contribuer à la mise à jour du plan de travail annuel logistique et les évaluations semestrielles/annuelles.

Achats

Contribuer à la mise en place de procédures de gestion des approvisionnements et des stocks et l’utilisation des formats standards de MAG ;
Contribuer à la planification des achats (élaboration et mise à jour trimestrielle du plan d’achat Annuel) avec les autres départements ;
Traiter les demandes d’achat en conformité avec les procédures de MAG Bénin et les exigences des bailleurs dans des délais raisonnables, et en satisfaisant les besoins des demandeurs ;
Liaison avec les fournisseurs en personne et via l’adresse mail générique dédiée ;
Transmission dans les délais de la documentation correcte et requise vers le département des Finances ;
Mise à jour périodique et partage de l’outil de suivi des demandes d’achat ;
Actualiser annuellement la base de données fournisseurs à travers des appels à manifestation d’intérêt sur le marché local et suivre une fréquence de mise à jour trimestrielle ;
Contribuer à établir des accords-cadres avec les fournisseurs pour les achats récurrents ;
Identifier les besoins et assurer les achats et la maintenance du bureau et de la guesthouse de MAG ;
Assurer l’archivage physique et numérique des supports achats ;
Assurer la liaison avec le service achats régional et du siège pour les achats internationaux.

Gestion des Stocks

Veiller au respect des politiques de gestion de stock ;
Veiller à la bonne tenue de l’entrepôt (propreté, rangement, accessibilité, etc.) ;
Mise à jour périodique des seuils d’alerte, maximum et minimum pour chaque stock ;
Organiser des inventaires physiques semestriels et annuels des stocks ;
Tenir à jour les registres de gestion de stocks ;
Assurer l’archivage physique et numérique des supports stocks.
Gestion des déplacements/flotte
Assurer la gestion des chauffeurs ;
Mise en place et suivi d’un planning de mouvement et rotation des chauffeurs à jour en place ;
Sensibilisation permanente à la conduite, à la sécurité des passagers et des biens, utilisation des radios, kits véhicules ;
Veiller au respect des politiques de gestion de flotte ;
Veiller à l’optimisation des coûts des maintenances/entretiens ;
Réconciliation de la consommation de carburant ;
Suivi de la communication des personnels de MAG lors des déplacements hors Cotonou ;
Assurer le suivi du planning des visiteurs et l’organisation des départs et arrivées et du partage des Informations logistiques aux visiteurs ;
Veiller au respect des calendriers de visite technique, maintenance de routine, renouvellement des polices d’assurance ;
Veiller à ce que tout véhicule utilisé par MAG soit en règle.

Gestion des équipements & IT

Veiller au bon fonctionnement et à l’affectation pertinente de tous les moyens de communications de la mission ;
Établir et archiver les fiches d’affection d’équipements ;
Maintenir à jour les inventaires des équipements du programme ;
Assurer le suivi et la maintenance des immobilisations du programme ;
Assurer le respect du plan de maintenance des équipements informatiques ;
Participer à la définition des besoins avec les équipes du programme ;
Mise à disposition des outils IT adaptés pour chaque employé ;
Suivi de chaque article du parc informatique et la mise à jour des logiciels, licences, Antivirus, pare-feu, etc.
Mettre à disposition des équipes des systèmes de communications adaptés (téléphonie, internet, etc.).

Tous les membres du personnel doivent assumer les tâches générales suivantes :

Travailler dans le cadre des valeurs fondamentales de MAG, et promouvoir son éthique et sa mission ;
Travailler à la réalisation des objectifs du département et du programme ;
S’assurer de la connaissance et du respect de toutes les politiques et procédures du MAG et se tenir informé des activités de MAG ;
Exercer son rôle d’une manière appropriée au contexte culturel et dans le cadre juridique local ;
Comprendre et respecter les normes décrites dans le cadre de protection de MAG, en agissant avec le soin et l’attention nécessaires pour préserver le bien-être de toute personne entrant en contact avec le travail de MAG et en signalant tout problème éventuel ;
Le/la chargé.e de la logistique sera appelé à remplir toutes tâches confiées par son management qui pourraient être indispensables pour le bon fonctionnement du programme.

Profil recherché du candidat/de la candidate

Expérience essentielle

Avoir un diplôme universitaire de niveau licence (BAC+3) au minimum dans les domaines de l’approvisionnement, des achats, de la logistique, des transports ;
Avoir au minimum 2 ans d’expérience sur un poste à logistique dans le domaine de l’humanitaire et/ou de la solidarité internationale (ONG, organismes internationaux…).

Connaissances et compétences essentielles

Connaissance des procédures et lignes directrices internationales pertinentes en matière d’exportation/importation ;
Compréhension des lignes directrices en matière d’achats éthiques et des normes des ONGI ;
Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de coordonner, de planifier et de hiérarchiser les activités ;
Excellente maîtrise des technologies de l’information (par exemple Word/Excel) ;
Capacité à communiquer avec clarté et crédibilité sur papier et en face à face ;
Compétences en matière de négociation ;
Compétences linguistiques obligatoires en français/anglais.

Aptitudes essentielles

Intérêt et engagement envers le mandat et les principes humanitaires de MAG ;
Honnêteté, transparence ;
Motivation, enthousiasme ;
Rigueur ;
Esprit d’équipe ; apte à travailler sous pression ; prompt et proactivité ; gestion du stress et prise d’initiative ;
Détermination pour atteindre des standards de haute qualité.

Composition de dossier de candidature

Curriculum Vitae ;
Lettre de motivation.

Comment postuler ?

Le dossier de candidature devra être envoyé à l’adresse mail suivante info.benin@maginternational.org avec l’objet RECRUTEMENT LOGOFF. Tout dossier incomplet ou arrivé en retard ne sera pas considéré. Seul.e.s les candidat.e.s sélectionné.e.s seront invité.e.s pour le test et/ou l’interview.

Une copie des diplômes, du casier judiciaire et les contacts de deux références seront demandés ultérieurement.

Clôture de Candidature :13 janvier 2025 à 20 h.