Partners For Development Bénin dans le cadre de ses activités recrute Un (01) Stagiaire Secrétaire Réceptionniste.
Tâches et responsabilités
Placé sous l’autorité du Responsable gestion administrative ou suivant ses instructions, le/la Réceptionniste assure les fonctions de standardiste, de l’accueil et orientation des visiteurs, de traitement des courriers au départ et à l’arrivée.
Gestion du standard téléphonique
- Réception et identification des appels, analyse de la demande et orientation soient vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétent ;
- Mise en relation et suivi fonctionnel de la prise en charge de l’appel (poste occupé, interlocuteur absent, rappel du contact, etc.) ;
- Traitement des demandes de renseignement par téléphone, seul ou en relation avec un personnel compétent de PfD ;
- Tenue et mise à jour de l’annuaire téléphonique du personnel de PfD et des partenaires extérieurs à PfD.
Accueil et orientation des visiteurs
- Accueil de tous les usagers présents au bureau de PfD ou au téléphone ;
- Écoute active de la demande de l’usager ;
- Information et/ou orientation et/ou accompagnement de l’usager en fonction de sa demande ou vers le personnel concerné après s’être assuré par interphone de sa disponibilité en ce moment.
Enregistrement des courriers au départ et à l’arrivée
- Tenue des registres des courriers arrivée et départ et des courriers affectés à l’interne ;
- Enregistrement et préparation des courriers et documents destinés aux prestataires, partenaires et autres destinataires extérieurs ;
- Enregistrement à l’arrivée et remise des documents (courriers, bordereaux, factures, journaux, colis, prospectus, etc.) à l’Assistant Administration et Finances pour traitement ;
- Suivi du cahier d’enregistrement des heures d’arrivée et de départ du personnel et présentation au RR pour visa périodiquement ;
- Interaction avec les fournisseurs de services Internet et de courriers.
Autres rôles
- Suivi du fonctionnement des équipements bureautiques et Internet
- Suivi des installations lumineuses ;
- Réalisation des photocopies sur les appareils en réseau ;
- Assistance aux opérations d’inventaires des biens meubles et immeubles de PfD.
Qualifications et Expériences
- Avoir le Baccalauréat ou le niveau des classes Terminales des collèges et lycées ;
- Bureautique ;
- Avoir reçu une formation de standardiste ;
- Connaissance des missions et fonctionnement de PfD et de ses partenaires extérieurs ;
- Avoir une expérience de 2 ans au moins dans l’une des fonctions ci-dessus.
Savoir-faire et qualités personnelles
- Savoir utiliser des consoles téléphoniques ou des annuaires électroniques ;
- Être accueillant et faire preuve d’écoute attentive ;
- S’exprimer avec facilité au téléphone et en présence d’un interlocuteur ;
- Respecter et mettre en œuvre les consignes reçues ;
- Faire preuve de curiosité sur les différentes missions des sections de PfD et des projets en cours.
Composition du dossier de candidature
Les dossiers de candidature doivent comporter :
- Le CV à jour avec le contact (Email, Téléphone) ;
- La lettre de motivation adressée au Chef de Projet PINEX.
Comment candidater ?
Veuillez déposer votre dossier de candidature au Bureau de Partners for Development, Von de la Haie-Vive (du côté de Festival des Glaces) 2ᵉ vons à droite, 6ᵉ vons à gauche puis 4ᵉ immeuble à gauche dans la rue.
Date limite du dépôt des dossiers : Mercredi 07 Septembre 2022 à 17 heures 30 minutes.
LES CANDIDATURES FÉMININES SONT FORTEMENT SOUHAITÉES.
Pour tous renseignements, contactez-le (+229) 21 30 69 19.
