Partners For Development Bénin dans le cadre de ses activités recrute Un (01) Stagiaire Secrétaire Réceptionniste.
- Durée : Trois mois
Tâches et responsabilités
Placé sous l’autorité du Responsable gestion administrative ou suivant ses instructions, le/la Réceptionniste assure les fonctions de standardiste, de l’accueil et orientation des visiteurs, de traitement des courriers au départ et à l’arrivée.
Gestion du standard téléphonique
- Réception et identification des appels, analyse de la demande et orientation soient vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétent ;
- Mise en relation et suivi fonctionnel de la prise en charge de l’appel (poste occupé, interlocuteur absent, rappel du contact, etc.) ;
- Traitement des demandes de renseignement par téléphone, seul ou en relation avec un personnel compétent de PfD ;
- Tenue et mise à jour de l’annuaire téléphonique du personnel de PfD et des partenaires extérieurs à PfD.
Accueil et orientation des visiteurs
- Accueil de tous les usagers présents au bureau de PfD ou au téléphone ;
- Écoute active de la demande de l’usager ;
- Information et/ou orientation et/ou accompagnement de l’usager en fonction de sa demande ou vers le personnel concerné après s’être assuré par interphone de sa disponibilité en ce moment.
Enregistrement des courriers au départ et à l’arrivée
- Tenue des registres des courriers arrivée et départ et des courriers affectés à l’interne ;
- Enregistrement et préparation des courriers et documents destinés aux prestataires, partenaires et autres destinataires extérieurs ;
- Enregistrement à l’arrivée et remise des documents (courriers, bordereaux, factures, journaux, colis, prospectus, etc.) à l’Assistant Administration et Finances pour traitement ;
- Suivi du cahier d’enregistrement des heures d’arrivée et de départ du personnel et présentation au RR pour visa périodiquement ;
- Interaction avec les fournisseurs de services Internet et de courriers.
Autres rôles
- Suivi du fonctionnement des équipements bureautiques et Internet
- Suivi des installations lumineuses ;
- Réalisation des photocopies sur les appareils en réseau ;
- Assistance aux opérations d’inventaires des biens meubles et immeubles de PfD.
Qualifications et Expériences
- Avoir le Baccalauréat ou le niveau des classes Terminales des collèges et lycées ;
- Bureautique ;
- Avoir reçu une formation de standardiste ;
- Connaissance des missions et fonctionnement de PfD et de ses partenaires extérieurs ;
- Avoir une expérience de 2 ans au moins dans l’une des fonctions ci-dessus.
Savoir-faire et qualités personnelles
- Savoir utiliser des consoles téléphoniques ou des annuaires électroniques ;
- Être accueillant et faire preuve d’écoute attentive ;
- S’exprimer avec facilité au téléphone et en présence d’un interlocuteur ;
- Respecter et mettre en œuvre les consignes reçues ;
- Faire preuve de curiosité sur les différentes missions des sections de PfD et des projets en cours.
Composition du dossier de candidature
Les dossiers de candidature doivent comporter :
- Le CV à jour avec le contact (Email, Téléphone) ;
- La lettre de motivation adressée au Chef de Projet PINEX.
Comment candidater ?
Veuillez déposer votre dossier de candidature au Bureau de Partners for Development, Von de la Haie-Vive (du côté de Festival des Glaces) 2ᵉ vons à droite, 6ᵉ vons à gauche puis 4ᵉ immeuble à gauche dans la rue.
Date limite du dépôt des dossiers : Mercredi 07 Septembre 2022 à 17 heures 30 minutes.
LES CANDIDATURES FÉMININES SONT FORTEMENT SOUHAITÉES.
Pour tous renseignements, contactez-le (+229) 21 30 69 19.