- Secteur d’activité : Secrétariat, Assistance de Direction ;
- Code : D108144/SE-AD-02 ;
- Lieu : Cotonou, 1ᵉʳ arrondissement.
Résumé du poste
Fidèle bras droit du dirigeant de l’entreprise, son (sa) plus proche collaborateur(trice) et sa personne de confiance, l’assistant(e) de direction, ou assistant(e) de manager, assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur) afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, etc). Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Principales activités
- Accueillir la clientèle
- Filtrer des appels téléphoniques
- Organiser le planning d’un responsable, collaborateur
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…)
- Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)
- Procéder à la correction, la finalisation et le formatage des documents saisis par d’autres intervenants de l’entreprise ;
- Procéder à l’édition et superviser la multiplication et la reliure des documents ;
- Procéder à la mise à jour des divers fichiers et répertoires de l’entreprise ;
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) ;
- Réaliser la gestion administrative ;
- Organiser des déplacements professionnels ;
- Préparer et organiser des réunions ;
- Saisir des documents numériques ;
- Réaliser la gestion administrative du courrier ;
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;
- Archiver des documents de référence ;
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité.
Compétences requises
- Déontologie administrative ;
- Rédaction administrative ;
- Archivistique et gestion documentaire ;
- Compétences ;
- Outils bureautiques ;
- Gestion administrative ;
- Normes rédactionnelles ;
- Sténographie ;
- Méthode de classement et d’archivage ;
- Modalités d’accueil ;
- Techniques de prise de notes ;
- Techniques de numérisation ;
- Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, etc) ;
- Veille informationnelle ;
- Veille réglementaire.
Aptitudes
- Rigueur ;
- Sens du travail en équipe ;
- Vigilante / attentive ;
- Flexible ;
- Management.
Diplôme
BAC+2/3 en Secrétariat de Direction ou domaines connexes.
Comment postuler ?
- Pour être éligible, inscrivez-vous ici : https://cutt.ly/0VZDT77
- Pour candidater à l’offre, veuillez-vous connecter sur le site web du Programme Spécial d’Insertion dans l’Emploi (PSIE) et cliquez sur le bouton ou l’onglet « POSTES OUVERTS » pour postuler : https://psie.bj/postes-ouverts
Date limite de candidature : 30 Septembre 2023 à 17 h 30 minutes.