Offre d’emploi – Un (01) Office Manager (H/F)

Secteur d’activité : Secrétariat, Assistance de Direction ;
Code : D107373/SE-AD-02 ;
Lieu : Cotonou, 1ᵉʳ arrondissement.

Résumé du poste

Fidèle bras droit du dirigeant de l’entreprise, son(sa) plus proche collaborateur(trice) et sa personne de confiance, l’assistant(e) de direction, ou assistant(e) de manager assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur) afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, …). Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

L’activité de cet emploi/métier s’exerce au sein d’entreprises privées, d’établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l’intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, …).

Principales activités

Accueillir la clientèle ;
Filtrer des appels téléphoniques ;
Organiser le planning d’un responsable, collaborateur ;
Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…) ;
Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour) ;
Procéder à la correction, la finalisation et le formatage des documents saisis par d’autres intervenants de l’entreprise ;
Procéder à la mise à jour des divers fichiers et répertoires de l’entreprise ;
Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) ;
Réaliser la gestion administrative ;
Organiser des déplacements professionnels ;
Préparer et organiser des réunions ;
Saisir des documents numériques ;
Réaliser la gestion administrative du courrier ;
Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;
Archiver des documents de référence ;
Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité.

Compétences requises

Déontologie administrative ;
Rédaction administrative ;
Archivistique et gestion documentaire ;
Compétences ;
Outils bureautiques ;
Gestion administrative ;
Normes rédactionnelles ;
Sténographie ;
Méthode de classement et d’archivage ;
Modalités d’accueil ;
Techniques de prise de notes ;
Techniques de numérisation ;
Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …) ;
Veille informationnelle ;
Veille réglementaire.

Aptitudes

Rigueur ;
Sens du travail en équipe ;
Vigilante / attentive ;
Flexible ;
Management.

Diplôme

BAC+ 2/3 en Secrétariat de direction ou domaines connexes.

Comment postuler ?

Pour être éligible, inscrivez-vous ici : https://cutt.ly/0VZDT77

Pour candidater à l’offre, veuillez-vous connecter sur le site web du Programme Spécial d’Insertion dans l’Emploi (PSIE) et cliquez sur le bouton ou l’onglet « POSTES OUVERTS » pour postuler : https://psie.bj/postes-ouverts

Date limite de candidature : 05 Août 2023 à 17 h 30 minutes.