- Type de contrat : CDD à temps plein ;
- Lieu : Poste basé au Bureau APN Cotonou.
Missions et Responsabilités
- Gestion administrative, suivi et archivage de la documentation
- Réceptionner, structurer et traiter les documents importants en interne et en externe, y compris les dossiers des soumissionnaires, les courriers administratifs, notes de services et autres ;
- Rédiger, faire la revue qualité et soumettre dans le délai les courriers administratifs et autres documents à la signature du Représentant Pays ;
- Faire le suivi de la chaîne de distribution des courriers administratifs et autres documents ;
- Classer, pré-archiver, archiver les documents essentiels du Bureau y compris courriers, rapports, conventions et autres accords ;
- Maintenir une relation étroite avec les services administratifs des parties prenantes clés au niveau national (administrations, bailleurs de fonds et autres acteurs) ;
- Gérer de façon proactive tout besoin de reprographie de documents essentiels du Bureau ;
- Gérer avec le service logistique les commandes et le stock de matériel, de fournitures et consommables de bureau ;
- Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion administrative du Bureau ;
- Gérer la réception et l’expédition des courriers et autres documents via DHL ou autres canaux ;
- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Représentation Pays d’African Parks au Bénin.
- Gestion d’interface et de l’agenda
- Gérer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
- Coordonner la relation administrative avec les parcs sous gestion d’African
- Parks dans le complexe WAP Bénin ;
- Coordonner et suivre les rendez-vous du Représentant Pays et des responsables de la Région ;
- Traiter les courriers postaux et électroniques ainsi que les appels téléphoniques ;
- Tenir à jour un calendrier des visites de la Représentation Pays ;
- Gérer les agendas électroniques de la Représentation Pays et suivre les échéances ;
- Coordonner les demandes d’informations des autres services et de African Parks Bénin l’extérieur.
3. Appui logistique, gestion des visas et cartes de service, Ordres de missions et autres demandes du personnel
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (ateliers, réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, signature de conventions, salons professionnels, conférences téléphoniques, etc.) ;
- Organiser avec les autres services l’accueil des hôtes dans le cadre des programmes d’African Parks Network, Bénin ;
- Servir d’interface entre les consulats, le service d’Immigration et le Bureau ;
- Gérer les réservations et l’occupation des salles de conférence et de réunions bilatérales du Bureau ;
- Gérer toute autre tâche administrative et de soutien au fonctionnement du Bureau de Cotonou et des programmes d’African Parks au Bénin en général ;
- Appuyer les autres départements selon les besoins et les nouveaux développements dans le portefeuille du Bénin ;
- Appuyer qualitativement la gestion administrative dans les parcs au Bénin ;
- Réaliser toute autre tâche demandée par le supérieur hiérarchique dans le cadre du service.
Profil recherché
- Avoir au minimum un diplôme universitaire BAC+2/3 en Gestion administrative, Marketing,
- Diplomatie ou autres diplômes équivalents ;
- Avoir au minimum trois (03) années d’expériences professionnelles probantes à un poste similaire dans une organisation bien structurée ;
- Avoir une connaissance parfaite de la tenue d’un secrétariat ;
- Avoir une bonne aptitude rédactionnelle et une bonne expression verbale/orale ;
- Maîtriser parfaitement le Pack MS Office, les programmes de planification, les plateformes Web et tout autre outil de gestion et de communication ;
- Avoir de bonnes connaissances de base en gestion et suivi évaluation de projets ou autre domaine pertinent (un atout) ;
- Être dynamique, réactif(ve), capable de travailler en toute autonomie et aimer prendre des initiatives ;
- Avoir le sens de priorité, de respect des délais et de travail sous pression ;
- Avoir le sens de production de résultats de qualité et être attentionné aux détails ;
- Avoir le sens d’éthique et d’intégrité ;
- Avoir une bonne capacité d’analyse ; être professionnel et doté d’un bon sens de leadership ;
- Avoir une parfaite connaissance de l’Anglais (un atout) ;
- Adhérer aux valeurs d’African Parks.
Dossier de candidature
- Une lettre de motivation adressée au Représentant Pays précisant l’intérêt du candidat pour le poste ;
- Un CV détaillé mentionnant les références de trois (03) personnes avec leurs adresses e-mails à contacter ;
- La copie scannée du diplôme demandé ;
- La copie scannée des preuves des expériences professionnelles antérieures pertinentes.
Comment postuler ?
Toute personne qualifiée intéressée par le présent avis d’appel à candidature est invitée à envoyer son dossier de candidature en un seul fichier au format PDF à l’adresse mail : marca@africanparks.org avec obligatoirement en copie ericsm@africanparks.org et en objet « Candidature au poste d’Assistant(e) Programme NOM ET PRENOM ».
Toute candidature qui ne sera pas soumise dans le format exigé sera purement et simplement rejetée.
Date limite : Vendredi 19 Avril 2024 à 18 h précise.